מי אחראי/ת על המידע

בעלת המאגר ומפעילת האפליקציה היא זינוק — תוכנית ההכנה לפסיכומטרי ולבחינות הכניסה, הפועלת באתר znk.co.il. זינוק היא הגורם שקובע לאילו מטרות ובאילו אמצעים מעובד המידע שמתואר במסמך זה. לפניות בנושא פרטיות, כולל מימוש הזכויות המפורטות למטה: privacy@znk.co.il.

מי משתמש באפליקציה הזו

"זינוק: ממשק ניהול" מיועדת אך ורק לעובדי זינוק (מנהלים, יועצים, מדריכים ואנשי תמיכה) המורשים לכך. אין באפליקציה הרשמה עצמית — חשבון נפתח על ידי מנהל/ת מערכת בלבד.

אילו נתונים נאספים, ולמה

נתוני חבר/ת צוות (המשתמש/ת באפליקציה):

שם מלא, אימייל, טלפון, שם משתמש וסיסמה (מאוחסנת מוצפנת/מגובבת — לא בטקסט גלוי), תפקיד בארגון, ויומן פעולות אבטחה (התחברויות, שינויי סיסמה, פעולות ניהוליות) הכולל גם כתובת IP ומזהה דפדפן/מכשיר — ראו "יומני אבטחה" למטה. נאספים כדי לאפשר כניסה מאובטחת למערכת ולבקר הרשאות גישה לפי תפקיד.

נתוני תלמידים ולקוחות, הנגישים לצוות דרך המערכת:

שם, טלפון, אימייל, מספר תעודת זהות (ת"ז), נוכחות בשיעורים, ביצועים והתקדמות לימודית (ציונים, תרגולים, מבחני תרגול), הערות ותיעוד תקשורת עם התלמיד/ה או הוריו, וכן פרטי הרישום המסחריים (מסלול הקורס, מועד הבחינה, סטטוס תלמיד/ה, מקור הפנייה, יועץ/ת ומדריך/ה משויכים).

מספר תעודת הזהות אינו נאסף על ידי האפליקציה עצמה: הוא מגיע ממערכת ה-CRM של זינוק (ZebraCRM), נשמר בעותק מטמון בבסיס הנתונים כדי לא לפנות ל-CRM בכל צפייה, ומוצג בכרטיס הלקוח/ה לחברי הצוות המורשים. הוא קיים ברוב רשומות הלקוחות שנשמרו במטמון.

נתונים אלו נאספים כחלק מפעילות ההדרכה וההכנה הפסיכומטרית של זינוק, ומוצגים בצוות כדי לאפשר ליועצים, מדריכים ואנשי תמיכה למלא את תפקידם — מעקב התקדמות, ליווי אישי, ותקשורת עם התלמיד/ה ומשפחתו. האיסוף המקורי של נתוני התלמיד/ה וההסכמה לו נעשים דרך שירותי הלימוד של זינוק (כגון האפליקציות והאתרים שהתלמיד/ה נרשמ/ת אליהם ישירות) ודרך ה-CRM, שלהם מדיניות פרטיות נפרדת משלהם; מסמך זה עוסק רק באופן שבו צוות זינוק ניגש לאותם נתונים דרך כלי העבודה הפנימי.

הבסיס החוקי לעיבוד

העיבוד המתואר כאן כפוף לחוק הגנת הפרטיות ולתקנות אבטחת המידע שמכוחו, החלים על זינוק כחברה ישראלית. הבסיס שונה לפי סוג המידע:

• נתוני חבר/ת צוות — נדרשים לקיום יחסי העבודה ולניהולם, ולצורך אבטחת הגישה למערכת שמכילה מידע על תלמידים.
• נתוני תלמידים ולקוחות — נאספו על ידי זינוק בהסכמת התלמיד/ה או הורהו במעמד ההרשמה לשירותי הלימוד, לצורך אספקת השירות. השימוש בהם באפליקציה זו הוא לאותה מטרה בדיוק: הדרכה, ליווי, תמיכה ותקשורת שוטפת.
• יומני אבטחה — נדרשים לאבטחת המערכת עצמה ולזיהוי ניסיונות גישה בלתי מורשים.

אין באפליקציה שימוש בנתונים לפרסום, לפרופיילינג שיווקי או למכירה לצד שלישי.

היכן הנתונים מאוחסנים

כל הנתונים מאוחסנים במסד נתונים מנוהל (Supabase / PostgreSQL) באזור האיחוד האירופי (Central EU, פרנקפורט). תקשורת בין האפליקציה למסד הנתונים מוצפנת (HTTPS/TLS). חלק מהספקים המפורטים למטה מעבדים נתונים גם מחוץ לאיחוד האירופי, בעיקר בארצות הברית.

מי יכול לגשת לנתונים

הגישה מוגבלת לעובדי זינוק מורשים בלבד ונקבעת לפי תפקיד. חשוב שנהיה מדויקים לגבי מה שההגבלה הזו באמת עושה:

• מנהל/ת מערכת, יועץ/ת ואיש/אשת תמיכה — רואים את כלל רשומות התלמידים והלקוחות במערכת, ולא רק תת-קבוצה. זה נדרש לתפקידם (שיבוץ, מכירות, פתרון תקלות), אבל המשמעות היא שאין הגבלת היקף על מה שהם רואים.
• מדריך/ה — רואה רק את התלמידים המשויכים אליו/ה אישית. ההגבלה הזו נאכפת ברמת מסד הנתונים (Row-Level Security), כלומר גם שאילתה ישירה לא תחזיר למדריך/ה תלמידים שאינם שלו/ה.
• קוד השרת של המערכת — חלקים מהמערכת (סנכרונים, דוחות, ממשקים למערכות חיצוניות) פועלים בהרשאת שירות שאינה כפופה להגבלת ה-Row-Level Security. הרשאה זו משמשת את הקוד עצמו ואינה מרחיבה את מה שחבר/ת צוות רואה במסך — ההגבלה שהמשתמש/ת חווה נאכפת בקוד השרת לפי תפקיד.

הנתונים אינם נמכרים ואינם מועברים לצד שלישי לצרכיו שלו. הם כן מועברים לספקי שירות המפורטים בסעיף הבא, שפועלים עבור זינוק.

ספקי שירות שמקבלים או מחזיקים נתונים

כדי שהמערכת תפעל, חלק מהנתונים עוברים דרך ספקים חיצוניים. אלה הספקים, ומה כל אחד מהם מקבל:

• ZebraCRM — מערכת ה-CRM התפעולית של זינוק, והמקורשל השדות הרגישים ביותר באפליקציה: שם, טלפון, אימייל, ת"ז, מקור פנייה, מסלול, מועד בחינה וסטטוס. האפליקציה קוראת ממנה ושומרת עותק מטמון.
• Supabase — אירוח מסד הנתונים והזדהות המשתמשים; מחזיקה את כל הנתונים המפורטים למעלה.
• Vercel — אירוח האפליקציה והאתר; מעבירה את כל בקשות המשתמשים ורואה בהן, בין היתר, כתובות IP.
• Anthropic (Claude)— הפקת "תקציר תלמיד" לחבר/ת הצוות לפני יצירת קשר. נשלחים שם התלמיד/ה, נתוני התקדמות ותרגול, התראות פעילות, והערות טקסט חופשי שכתב הצוות על התלמיד/ה. מספר טלפון וכתובת אימייל מוסרים מהבקשה לפני השליחה.
• OpenAI — הפקת תקצירי מצב וטיוטות הודעות לתלמידים. נשלחים שם התלמיד/ה, שם המדריך/ה, נתוני תרגול והתקדמות, וסוגי ההתראות הפעילות. הערות הטקסט החופשי אינן נשלחות בנתיב הזה.
• Resend — שליחת אימיילים מהמערכת (קודי כניסה חד-פעמיים, הודעות על שינוי סיסמה, פניות תמיכה). מקבלת כתובת אימייל, שם ותוכן ההודעה.
• Make.com ו-ManyChat — שליחת הודעות WhatsApp מהמערכת (למשל סיסמה שאופסה). מקבלות שם, מספר טלפון ותוכן ההודעה.
• Airtable — בסיס נתוני הביצועים של זינוק, שממנו האפליקציה קוראת נתוני אירועים ושיוך יועצים. הבסיס מחזיק שמות לקוחות ושמות עובדים.
• FixDigital— מערכת ניהול הלידים השיווקית של זינוק. כשמופעל מסלול ההפניה ("חבר מביא חבר"), נשלחים אליה שם ומספר הטלפון של המומלץ/ת, שם הממליץ/ה וכתובת ה-IP של מי שמילא/ה את הטופס.

כל ספק מקבל רק את מה שנדרש לפעולה שלשמה הוא משמש. תנאי השימוש והפרטיות של כל ספק חלים עליו בנוסף למסמך זה.

יומני אבטחה

המערכת מתעדת אירועי אבטחה: בקשות כניסה, כניסות מוצלחות וכושלות, פתיחת סשן וניתוקו, חסימות עקב ריבוי ניסיונות, שינויי סיסמה ומחיקת חשבון. לצד כל אירוע נשמרים גם מזהי רשת ומכשיר — כתובת ה-IP שממנה הגיעה הבקשה ומחרוזת ה-User-Agent של הדפדפן או המכשיר. שדות אלה מאונדקסים כדי לאפשר חקירת אירוע אבטחה לפי כתובת או מכשיר, וכדי לחסום ניסיונות כניסה חוזרים.

כמה זמן הנתונים נשמרים

נתוני חבר/ת צוות נשמרים כל עוד החשבון פעיל, ולאחר השבתתו (ראו "מחיקת חשבון" למטה) — לפרק זמן נוסף הנדרש לשמירת רשומות עסקיות וחוקיות (למשל יומני אבטחה, נתוני שכר/שעות עבודה), בהתאם לחובות החוק החלות על זינוק. נתוני תלמידים נשמרים כל עוד נדרש לקשר הלימודי והעסקי מולם, ובהתאם למדיניות השמירה של שירותי הלימוד ומערכת ה-CRM שאספו אותם.

שקיפות לגבי יומני האבטחה: תקופת השמירה שנקבעה עבורם היא 90 יום, אך מנגנון המחיקה האוטומטי שאמור לאכוף אותה טרם הופעל. עד שיופעל, רשומות היומן נשמרות גם מעבר לתקופה הזו. אנחנו מציינים זאת במפורש כדי לא להצהיר על תקופת שמירה שהמערכת אינה אוכפת בפועל.

הזכויות שלך לגבי המידע

על פי חוק הגנת הפרטיות, לכל אדם שמידע עליו מוחזק במאגר עומדות הזכויות הבאות, והן חלות הן על חברי הצוות והן על התלמידים והלקוחות שנתוניהם מוצגים במערכת:

• לעיין במידע שמוחזק עליך.
• לבקש את תיקון המידע אם הוא שגוי, לא שלם, לא ברור או לא מעודכן.
• לבקש את מחיקת המידע, בכפוף לרשומות שזינוק מחויבת לשמור על פי חוק.
• לקבל הסבר על מקור המידע, על השימוש שנעשה בו ועל הספקים שמקבלים אותו.

לממש כל אחת מהזכויות האלה אפשר בפנייה ל- privacy@znk.co.il. נשיב לפנייה בתוך זמן סביר. אם התשובה אינה מספקת, עומדת לך הזכות לפנות לרשות להגנת הפרטיות.

מחיקת חשבון ובקשות פרטיות

חבר/ת צוות יכול/ה לבקש מחיקת חשבון בכל עת — בתוך האפליקציה (כשמחובר/ת, דרך תפריט המשתמש) או ללא צורך בהתחברות, בעמוד מחיקת נתונים. לכל שאלה נוספת בנושא פרטיות ניתן לפנות למייל privacy@znk.co.il.